Scrum Guide Expansion Pack: Miért nélkülözhetetlen irodalom a szervezetek számára?
A Scrum Guide Expansion Pack nem csak egy új dokumentum, hanem egy hiánypótló, ingyenes forrás, amely segít a szervezeteknek hatékonyan bevezetni és működtetni a Scrum-ot. Ha a csapatok már ismerik a Scrum alapjait, de a vezetőség, a stakeholderek vagy a környezet nem támogatja eléggé az agilis átalakulást, ez a bővítmény konkrét megoldásokat és gyakorlati tanácsokat kínál. A cikkben áttekintjük, miért érdemes minden agilis szervezetnek elolvasni és alkalmazni a Scrum Guide Expansion Pack-et, és milyen újdonságokat hoz a hagyományos Scrum Guide-hoz képest.
Miért készült a Scrum Guide Expansion Pack?
A Scrum Guide Expansion Pack, ami Pétercsák Réka kollégánk segítségével hamarosan magyar fordításban is megjelenik, több olyan kiegészítő felhívással él, amelyek gyakran hangzanak el a Scrum-ot implementáló szervezetekben. Ezek a visszajelzések legtöbbször a következő formát öltik:
„A csapattal megtanultuk a keretrendszert, hiszünk benne, működtetjük, fejlesztjük, de eljön az a pont, ahol egy alulról szerveződő kezdeményezésként nem tudjuk az agilitás előnyeit kihasználni. Ha a vezetők továbbra sem értik az agilitás alapjait, ha továbbra is hosszú távú részletes terveket követelnek tőlünk, ha bejárnak státuszoltatni az eseményeinkre, akkor az erőfeszítéseink hiábavalóak.”
„Külső vagy belső segítségre, támogatókra lenne szükségünk, szeretnénk olyanokkal beszélgetni, akik tényleg értik az agilitást, már sok ilyen helyzettel találkoztak és tudnak nekünk segíteni döntést hozni, és a környezetünket is segítenek átformálni.”
„nehéz csapatként nekünk egyszerre a munkát is megcsinálni és a saját agilis coachunknak lenni”
„Mi elvileg iterálunk, csak bemutatni nem tudjuk senkinek, amivel elkészültünk, a stakeholderek, felhasználók nem jönnek be a demókra”.
Ezt és sok más a gyakorlatban tapasztalt hiányosságot kezeli a most megjelent 50 oldalas Scrum Guide Expansion Pack Ralph Jocham, John Coleman, és Jeff Sutherland tollából. A mű hiánypótló, hiszen ingyenesen elérhető bárki számára, ám olyan elemeket tartalmaz, melyeket eddig csak a licensszel védett tartalmakban, például a SAFe cikkekben olvashattunk. A Scrum Guide Expansion Pack nem csak leírja a Scrum működését, hanem arra is figyelmet fordít, hogy a sikeres szervezeti bevezetés alaptételeit megfogalmazza.
Miért érdemes elolvasni a Scrum Guide Expansion Pack-et?
A Scrum Guide a keretrendszer alapjait mutatja be, de a gyakorlatban sok szervezet szembesül a következő kihívásokkal:
- A vezetőség nem érti, nem támogatja az agilitást.
- A stakeholderek nem vesznek részt aktívan a Scrum eseményein.
- A csapatoknak nehéz egyben munkát végezni és saját agilis coachuknak lenni.
- A termékfejlesztés iteratív, de az eredményeket nem tudják bemutatni a döntéshozók számára.
- A változásmenedzsment és az agilis kultúra bevezetése elakad a szervezetben.
Az első verzió maga is iteratívan íródott, és várhatjuk a további bővítéseket is, ahogy az agilis közösség tapasztalatai, visszajelzései ezt megkívánják. Az Expansion Pack elolvasását a Scrum Guide mély ismeretével rendelkezőknek ajánljuk.
Mik a Scrum Guide Expansion Pack legfigyelemfelkeltőbb újdonságai?
1. A Scrum elméletek
A Scrum kialakulásához és sikeres működtetéséhez hozzájáruló elméletek részletes bemutatása. Míg eddig a „bizonytalansággal”, „komplexitással” „empirikus folyamatirányítással”, „önszerveződéssel” csak érintőlegesen találkozhattunk a kulcs művekben, az írók külön fejezeteket szentelnek a főbb és kiegészítő elméleteknek, mint például
- a komplexitás,
- a professzionalizmus,
- emergencia,
- termékgondolkodás,
- rendszerszemlélet,
- discovery,
- vezetés,
- First Principles gondolkodás,
- az emberi változás.
2. Alapok a gyakorlatban: A Scrum alappillérei, mint keretező-elv
A Scrum alappillérei a Transparency (átláthatóság), Inspection (megfigyelés), Adaptation (alkalmazkodás) nem csak kifejtésre kerülnek, hanem végigfutnak a teljes szövegen, ezzel bemutatva hogy mely gyakorlatban is megvalósítható viselkedések, szokások segítenek a három pillér tényleges működtetésében. Kiemeli például a szöveg, hogy hogyan támogatja a tényleges átláthatóságot pl.
- a Termékcél,
- a Sprintcél,
- a Product Backlog,
- a Sprint Backlog,
- az AI analitika használata,
- a First Principles gondolkodás,
- a Beyond Budgeting szemléletének alkalmazása.
Ezzel a típusú keretezéssel elősegíti a megértést és a döntéshozást is, megkönnyíti a Scrum működtetésekor, változások bevezetésekor felmerülő kérdésekre a válaszadást.
3. A Stakeholderek aktív szerepvállalása a Scrumban
Az egyik legizgalmasabb rész a szerepköröket tárgyaló fejezet, melyben sok újdonsággal találkozhatunk, többek között a szervezeti agilitást támogató szereplőkkel és az AI szerepével. A Stakeholderekkel, vagyis érintettekkel kiemelten foglalkozik a Scrum Guide Expansion Pack, ami sokak számára megkönnyebbülést hozhat.
Az elmúlt években ugyanis a Scrum csapat szerepe, vagyis a Scrum Master, Product Owner és a fejlesztők szerepe volt köztudottan kiemelt a Scrum sikerességét illetően, és hiába ismerték sokan az elméletet, miszerint az iteratív működés és tanulás a visszajelzésekből táplálkozik, ennek a rendszerét kevesen vezették be tudatosan.
A Scrum Guide Expansion Pack kiemeli, hogy Scrum sikeres működtetéséhez a szervezetben kiemelten fontos a rendszeres, célzott interakciók létrehozása a Scrum Team és a Stakeholderek (beleértve, de nem kizárólag a megrendelőket és a felhasználókat) között. Emellett részletesen foglalkozik azokkal a leggyakoribb Stakeholder típusokkal, akik a Scrum sikeres működtetésében részt vesznek: megrendelő, felhasználó, döntéshozó, szponzor, szakértők, jogalkotók.
4. Egy speciális Stakeholder: a Támogató szerepe
Kiemelt szerep jut a Stakeholderek között az ún. Supportereknek, akik speciális stakeholderként jelennek meg a dokumentumban. Ők segítik a Scrum Team működését és támogatják a szervezet folyamatainak, rendszereinek, termékeinek, szolgáltatásainak és munkakörnyezetének oly módon történő alakítását, hogy azok összhangba kerüljenek a Scrum bevezetésével és az emergens, vagyis a folytonosan fejlődésben „kialakulásban” lévő működésmóddal. Supporter bármilyen szerepkörű egyén lehet, akiknek a mozgásterét, kultúraformáló munkáját a felsővezetőség kell, hogy támogassa.
5. Az AI szerepe a Scrum csapat működésében
A mesterséges intelligencia izgalmas kihívásai a Scrum keretrendszerben is megjelennek. A szerzők kiemelik, hogy az AI segítségével a csapatok képesek lehetnek:
- azonosítani a szöveges elemekben rejlő kétértelműségeket, bizonytalanságokat, és folyamatosan ellenőrizni saját javaslataikat,
- rendszeresen validálni és adaptálni az általuk használni kívánt modelleket és alkalmazásokat,
- átláthatóbbá tenni a Product Backlog-rendezés alapelveit,
- ügynökök létrehozására, akik AI-alapú csapattagként működnek,
- tudatosan tesztelni és kihívás elé állítani az aktuális gondolkodásmódjukat.
Természetesen az AI kihívásait is érinti a dokumentum: „Fontos, hogy az eredményekért minden esetben emberek vállalják a felelősséget (a Scrum felelősségi körök szerint), miközben az AI egy erőteljes, de ellenőrzés alatt tartott döntéshozatali partnerként működik.”
Az AI nyújtotta lehetőségek a csapatok összetételét is érinthetik, hiszen míg a Scrum Master, illetve Product Owner szerepét egyértelműen emberi szereplőként határozza meg, a Developereket illetően a következőket írja a Scrum Guide Expansion Pack: „Fontos, hogy legalább egy termékfejlesztő emberi szereplő legyen. Több emberi fejlesztő jelenléte jellemzően növeli a kognitív diverzitást, ami előnyt jelent a komplex helyzetek kezelésében.”
6. Szigorúbb hangvétel a szerepeket illetően
Míg a Scrum Guide szükségszerűen egy rövid dokumentum, a keretrendszer legszükségesebb alapjait tartalmazza, amelyet a széleskörű megismerés érdekében készítettek így, az Expansion Pack-ben már lehetőség nyílik a határok kommunikálására is.
A bővítmény továbbra is a keretrendszer „könnyűségére” és a „szervezeti-kontextus által igényelt továbbfejlesztésre” hívja fel a figyelmet, de jelzi azt is, hogy mely esetekben találhatjuk elégtelennek például az egyes szereplők munkáját, amivel a rendszer sikerességét kockáztatjuk. „…ha egy Termékfejlesztő nem törekszik a professzionális működésre, nem felkészült rá, nem képes azt megvalósítani, akkor az a helyénvaló, ha visszalép a Termékfejlesztő szerepéből”.
7. A vezetők szerepe az átalakulásban
Egy sokszor hangoztatott felvetés, hogy a felsővezetés azonban ritkán kapja meg azokat a támpontokat, amelyek segítenék az agilis működés elsajátítását és ezt a Scrum Guide Expansion Pack is tárgyalja. Kiemelik, hogy vezetői elköteleződés és a szervezeti kultúra hiányosságait a külső tanácsadók és a change agent-ek önmagukban nem képesek orvosolni.
Emellett a sikertelen bevezetések, transzformációk egyik kulcstényezőjeként jelenik meg, hogy az adaptív működést illetően a vezetői szint összképe alig mutat érdemi fejlődést az elmúlt 25 évben. Ennek hiányában a szervezet azt kockáztatja, hogy a vezetők majd egy ún. „’változásszínházat’ felügyelnek majd, ahol legfeljebb szigetszerűen jelennek meg az időben, humánusan és hatékonyan működő kezdeményezések – anélkül, hogy ezek valóban átszőnék az egész szervezetet.”.
8. Termékvízió és termékcél
A Product Owner rugalmas, iteratív természetű tervezési munkáját és ennek sokszínűségét – személyes fájdalmam – a Scrum Guide nem tárgyalhatja hosszan. A Scrum Guide Expansion Packban ezzel szemben már megjelenik a termékvízió, illetve a termékcél szerepe is, illetve az ezek közötti kapcsolat. Egy apróbb, de fontos pontosítás a Termékcélt érinti.
A termékcél a Scrum Guide-ban új elemként a 2020-ban frissült Scrum Guide-ban jelent meg, és azóta többfajta szempontrendszer is létrejött az „igazán jó” termékcél megírására és annak időbeliségére, vagyis hogy milyen időtartamra érdemes egy termékcélt előkészíteni.
A dokumentum a következő arányokat ajánlja: A középtávú Product Goal gyakran egy lépcsőfok a hosszú távú Product Vision felé vezető úton, amelyet a csapatnak előbb teljesítenie (vagy lecserélnie) kell, mielőtt máson kezdene dolgozni. A termékcél egy középtávú célkitűzés, az aktuális, egyetlen, stratégiaibb és ambiciózusabb célkitűzés (a „miért”). Irányt ad a Terméknek, amifelé a fejlesztők haladhatnak taktikusabb Sprint Goal-ok segítségével (a Sprint „miért”-je).
9. A Refinement szerepe
A Refinement kikerült a hivatalos események sorából a 2020-as Scrum Guide-ban, ami a tapasztaltabbak számára nem jelentett gondot, hiszen már saját rendszereket, eseménystruktúrákat használtak ekkor. A kezdő csapatoknál viszont a „refinement, mint szemlélet” gondolatkör gyakrabban okozott problémát, hiszen felmerült a kérdés, hogy ha nem kötelező a Scrum szerint, akkor hogyan építsük be az iterációkba, szükség van-e refinementre egyáltalán?
A kérdést tisztázza a Scrum Guide Expansion Pack: Továbbra is négy fő esemény van a sprinten belül, emellett a refinement (finomhangolás) pedig egy olyan tevékenység, amely megtörténhet egy formális esemény formájában vagy akár informálisan. A refinement során a Product Backlog elemeket kisebb, érthetőbb (elsősorban a Scrum Team számára értelmezhető) Product Backlog Itemekre bontják. A résztvevők a Scrum Team tagjai és a szükséges stakeholderek.
10. Output és Outcome Done
A Scrum Guide-ból már ismerős lehet az a kifejezés, hogy minden ún. munkaanyag vagy artefact kötelezettségvállalást foglal magában. „Ezzel biztosítható, hogy az átláthatóságot és a fókuszt növelő információk álljanak rendelkezésre, valamint ezek alapot szolgáltatnak az előrehaladás méréséhez is.” (Scrum Guide, 2020) A Product Backlog esetén ez a Termékcél, a Sprint Backlog esetén ez a Sprintcél. A Scrum Guide Expansion Pack folytatja ezt a sort, és leírja, hogy a Termék esetén az ún. Definition of Outcome Done, az Inkrementum estén pedig az ún. Definition of Output Done lesz a kötelezettségvállalás.
A Definition of Outcome Done olyan megfigyelhető, (kvalitatív vagy kvantitatív) mérésekkel bizonyítható adatokat jelent, melyek segítségével ellenőrizhető, hogy a termék tényleg értéket jelent a Stakeholderek számára (pl. felhasználói elégedettség, vagy az üzleti stakeholderek számára költségek csökkenése).
A Definition of Output Done a már ismert Definition of Done értelmezését foglalja magában az Inkrementumokra (pl. egy adott termékrész) vonatkozóan: azokat a minőségi kritériumokat jelenti (pl. technikai sztenderdek vagy minőségi elvárások), amelyeknek teljesülnie kell ahhoz, hogy az Inkrementum átadható legyen a Stakeholdereknek.
Összefoglalás
A Scrum Guide Expansion Pack nem csak egy kiegészítő dokumentum, hanem egy átfogó útmutató, amely segít a szervezeteknek valóban hatékonyan bevezetni és működtetni a Scrum-ot. Ha a csapatok már ismerik a Scrum alapjait, de a környezet, a vezetőség vagy a stakeholderek nem támogatják eléggé az agilis átalakulást, ez a bővítmény részletesebb iránymutatást kínál.
A Scrum Guide Expansion Pack még ebben az 50 oldalas formájában is csak további olvasásra és tanulásra inspirál. Összefoglaló céllal, mégis széleskörű belátást enged olyan témakörökbe, amelyek elengedhetetlenek a komplex és gyorsan változó világban helytállni kívánó szervezetek számára.
További információra, támogatásra van szüksége szervezeti vagy akár csapat szintű agilitás fejlesztésében? Kérjen díjmentes konzultációt, vagy nézzen körül képzéseink között!
